總覽Overview
介紹
Tomato Secretary是一個可以記錄自己專注時間的代辦清單APP 。
除了常見的To do list之外，也藉由彈性的番茄時鐘功能，掌握自己的任務進度，在注重效率的環境中，減少自己分心的機率。
負責部分
使用軟體
● 獨立完成UI/UX部分
● 製作Functional map、User flow、wireframe 、
prototype 和 artboard(guildline)
● 使用者訪談
● 界定顏色和字型
何謂番茄時鐘?
番茄時鐘法是一種時間管理法，其關鍵為規劃、追蹤、記錄、處理和可視化，一般為25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間，短休息時間可以輔助達到心理學上的同化作用，最終成果會被記錄下來，協助使用者自我觀察和改進，並提高成就感。
這一時間管理技術的本質目的是減少內生和外在的干擾對意識流的影響。一個單位的番茄工作時不可再細分。當在番茄工作時中被打斷的情況下，只可能有兩種情況：推遲或廢棄，必須重新開始。
問題
在注重個體成長的環境中，掌握效率很關鍵的要素之一，其中一個時間管理方式為－番茄時鐘法，目前也有不少番茄時鐘相關的APP，但單純使用番茄時鐘會無法追蹤自己的工作狀況，事後檢討反而不容易，因此近期也有很多結合代辦清單，或是其他功能的番茄時鐘，但過多功能又會把最初追蹤工作的初衷淡化掉，使使用者需要多花力氣思考如何使用那些功能，所以這次專案是希望能把功能聚焦在追蹤工作進度上，盡可能節省使用者操作番茄時鐘的步驟，讓專注力優先花在工作本身。
使用者訪談
為了了解使用者的痛點，我訪問了３位經常使用番茄時鐘法的使用者，以30-40mins進行訪問。
人數
3人
時間
30-40 mins
Q1 : 如果你現在使用的番茄時鐘程式將要進行更新,你希望增加什麼功能?
Q2 : 你覺得你現在使用的番茄時鐘程式,那些操作很繁瑣?
Q3 : 讓你分心的原因為何?
Q4 : 生產力工具你是如何搭配使用的?
Q5 : 你是如何檢討自己工作效率的?
結論
● 使用者需要使用多個平台去安排任務、細碎化任務和紀錄專注時間
● 目前使用的平台切換任務不直覺
● 期望有一些在時限內完成任務的圖示
● 期望看到進度的實質堆疊
● 相同的任務不想一直重複輸入
● 完成的番茄數不能分配到子任務
● 資料多的時候，希望有搜尋功能
競品分析
各平台上都有不少類似的番茄時鐘產品，為了定義自己的產品定位，以及針對部分相同功能加強或捨棄，進行4項產品的分析。
平台
APP
價格
$70 + 提供 App 內購買
主要功能
番茄時鐘、遊戲性獎勵、統計資料、鎖屏功能、小組系統
優點
缺點
●遊戲性增加使用番茄時鐘的趣味性，成就感很大程度上的視覺化
●鎖屏功能強制使用者遠離手機，以強制的方式讓使用者戒斷手機
●小組系統讓一個人中斷專注，小組的專注就會失敗，以同儕效應增加專注的成功率
●進行任務的時候需要快速進入狀態，該APP在選擇要種哪種樹的時候，會增加使用者思考和操作時間，分散掉注意力
●因為功能以計時為主，所以在任務紀錄部分僅能在計時時，增加備註，任務無法事先排定，會讓使用者在花時間思考接下去的任務，同樣分散掉注意力
平台
APP
價格
$70 + 提供 App 內購買
主要功能
番茄時鐘、當日日記、記錄分心原因
優點
●版面簡潔，基本上都用手勢做操作，讓使用者專注在番茄時鐘本身
●可以記錄自己被打斷專注的原因，日後可以依此進行檢討
●也有６分鐘日記的功能，讓使用者在一天結束時，快速記錄當天狀態
缺點
●只能記錄大致上的任務，無法再分成子項目
●若要讓程式時間到發出提示音，需要保持螢幕開著，相當耗電
●無法統計專注時間，無法讓使用者在日後進行檢討
平台
APP
價格
$70 + 提供 App 內購買
主要功能
番茄時鐘、遊戲性獎勵、統計資料、小組系統、To-do list
優點
●多功能，例如：排行榜、小組、遊戲成就，增加趣味性和競爭意識
●結合代辦事項，有清單分類，切分任務，方便將任務碎片化
●可以預估自己的作業時間，以排定自己工作任務預計完成時間
缺點
●子項目無法和主任務一樣計時，無法了解哪個環節佔用太多時間
●過多額外功能，分散番茄時鐘使用目的
●提供的遊戲系統，專注後的成就，需要在24小時候才能使用，再24小時後便會消失，將獎勵延遲，且獎勵有消失的選項，此制度違反習慣養成的規則，不適合作為使用者養成習慣產品
平台
APP、Google 插件、桌面軟體
價格
$70 + 提供 App 內購買
主要功能
番茄時鐘、統計資料、To-do list
優點
缺點
●結合代辦事項，有清單分類，切分任務，方便將任務碎片劃
●可以預估自己的作業時間，以排定自己任務預計完成時間
●子項目無法和主任務一樣計時，無法了解哪個環節佔用太多時間
●因無法以分類清單收納任務，因此當任務輸入過多時，會顯得版面混亂，不適合大型專案管理
● 絕大部分競品都有自訂時間的功能
● 有些競品有 To-do list 和其多種相關功能（分類、預估），比較多是生產力相關的功能，這種類型的產品偏向工具；另外有競品追求完整的遊戲性，因此專注在遊戲系統的開發上，將成果視覺化，一定程度上讓使用者滿足獎賞，促使專注行為變得有吸引力，因此這種類型的產品以習慣養成為主。
● 目前沒有產品有紀錄子任務使用時間的功能
針對最後一點該產品想提供給使用者精細且完整的檢視時間管理的系統，讓使用者能看到任務中的每個環節所花的時間，產品定位為工具類型。
架構圖
Wireframe
因為該產品相較其他產品頁面數量較少，主要著重在細節的思考上，所以產品的風格架構在草稿階段就可以定了下來，接下來便以低保真的wireframe，去架構產品，去除考慮顏色和細節排版上，以大框架的排版為優先，以確保產品開發進度。
User flow
更改番茄時鐘設定
新增代辦事項(子任務)
產品重點
頁面切換最小化，讓專注流程更加順暢
把操作簡化，使使用者能直覺使用To-do list，不需要花過多時間在學習操作工具上，讓使用者只需要在安排計畫和檢討工作步調時才進行思考，其餘的心思專心放在工作或學習上，並讓同一專案的任務都維持在一個介面內，盡量減少頁面跳轉，讓使用者的任務安排能有流暢感。
任務碎片化，讓每個工作細節都能輕鬆掌控
如果規模大的任務項目不進行細分，直接安排進清單，常常會因為任務完成的時間過長，導致使用者無法獲得成就感，進而放棄使用產品，由於任務都是由很多子任務組合而成的，因此使用者可以將任務的歸類，然後再把主任務拆解成一個個子任務，讓每一項任務的達成都相當明確且可衡量。
專注工作時間管理，排除任何分心的可能
大部分生產力APP會加入不少附加功能去豐富整個APP的功能，該產品為了讓使用者專注在任務本身，所以排除了其餘非相關任務安排和管理的頁面和功能，整個產品的主功能就只有：
-
番茄時鐘
計時自己目前做的任務需要花費多少時間，方便掌控自己往後任務安排的順序。
-
To-do list
安排自己的任務清單，層級分別為專案>主任務>子任務，使用者可以根據任務規模去創立專案板和任務項目。
-
統計資料
統計資料顧名思義即是統計使用者的專注總時間和完成任務總項目，並讓使用者了解自己最有效率、最專注的時段為何。
專案板
主任務
子任務
將單一專案的進度可視化
根據「原子習慣」所述，讓習慣養成的方法之一為「讓獎賞令人滿足」，比起延遲性的獎賞，人們更關注於立即性的獎賞，因此我們選擇在主任務上呈現任務進度條，使使用者每次完成底下的子任務的時候，都能立即呈現進度條進展，以期達到立即獎賞，同時也讓成就可視化，成為顯而易見的「習慣追蹤器」。
一般番茄時鐘會預設25分鐘專注、5分鐘休息，但是每個人的專注狀態皆不同，因此這邊讓使用者可以根據自己的情況去調整專注或休息時間，不用一定要完全依照番茄時鐘法，也可以依照不同的使用情境和需求，去根據任務類型分別定義不同的番茄時鐘，比如在繪畫時需要更多專注時間，那麼就可以將番茄時長改為60分鐘，以確保繪畫的完整專注時段。
除了自訂番茄時鐘，也可以針對不同任務類型定義不同專注時間
其他頁面展示
專案檢討
這次專案原本有設計問卷，但是想要加速專案時程，加上周遭有在使用這個工作法的使用者不多(樣本數不多)，所以省略了問卷步驟，只有找也有長期使用番茄時鐘法的朋友進行採訪，在進行下個專案時，如果想要練習問卷式的使用分析，應該思考使用者較多、比較廣泛的產品。
另外，雖然是想要藉此機會了解和工程師合作和溝通重點的方式，不過和在職場內跟工程師合作的感覺還是不大一樣，畢竟產品沒有急迫性，考量工程師也有正職要做，時間上不可能壓太短，預計下次的專案會省略這個環節，專注回到UI產品和使用者身上。
這次我學到什麼
1. 和前端工程師溝通：
了解到工程師的作業方式，在考慮UX設計簡易UI後，和工程師討論，討論Flow邏輯性和功能開發的先後順序，也了解比起把所有設計重現，更重要的是產品能在一定周期內可以使用，之後在經過無數個週期去完善功能排定那些功能為必要功能先行開發，所以也和工程師討論哪些功能是優先必要的。
2. 專案完整流程：
上次的專案因為主要是想要練習繪製UI，導致有些設計流程疏漏了，這次有熟悉Adobe XD的繪製方式，所以可以專心在全部的設計流程上，也學會繪製user flow，方便工程師了解各個功能的連接。
